ข้อดีและข้อเสียของระบบจัดการเอกสาร

ระบบการจัดการเอกสารเป็นระบบอิเล็กทรอนิกส์ที่ออกแบบมาเพื่อจัดการ จัดเก็บ แจกจ่าย และจัดเก็บเอกสาร ระบบเหล่านี้เป็นเรื่องปกติในธุรกิจและระบบการศึกษา และทำหน้าที่เป็นตู้เก็บเอกสารดิจิทัล ระบบการจัดการเอกสารเรียกอีกอย่างว่า "ระบบจัดการเนื้อหา" เนื่องจากสามารถจัดเก็บไฟล์เสียง วิดีโอ และสื่อประเภทอื่นๆ นอกเหนือจากเอกสาร

พื้นที่ทางกายภาพ

ระบบการจัดการเอกสารมักจะจัดเก็บข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์หรือระบบคอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพอื่นๆ พื้นที่จัดเก็บอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้มักใช้พื้นที่น้อยกว่าพื้นที่จัดเก็บจริง

การเก็บถาวรดิจิทัล

ระบบการจัดการเอกสารอนุญาตให้จัดเก็บเอกสารด้วยตนเองและสำหรับเวอร์ชันที่ผ่านมา ซึ่งจะช่วยติดตามการแก้ไขเมื่อเวลาผ่านไป และให้ประโยชน์เพิ่มเติมในการเปลี่ยนกลับเป็นเอกสารที่เก่ากว่า อย่างไรก็ตาม หากข้อมูลนี้ไม่ได้รับการจัดระเบียบและจัดเก็บอย่างถูกต้อง อาจมีเอกสารและเวอร์ชันมากเกินไป ทำให้เกิดปัญหาการโอเวอร์โหลดข้อมูลแก่ผู้ใช้

ที่ตั้งส่วนกลาง

ระบบการจัดการเอกสารเป็นที่จัดเก็บแบบรวมศูนย์ซึ่งผู้ใช้จำนวนมากสามารถเข้าถึงเอกสารที่เป็นปัจจุบันและทันสมัยที่สุดได้จากที่เดียว การเข้าถึงเอกสารอย่างง่ายดายนี้สนับสนุนการทำงานร่วมกันระหว่างผู้ใช้จำนวนมาก ตำแหน่งศูนย์กลางของเอกสารยังส่งเสริมการกระจายเอกสารไปยังผู้ใช้ได้ง่าย อย่างไรก็ตาม การจัดเก็บเอกสารดิจิทัลแบบอิเล็กทรอนิกส์ในที่เดียวอาจก่อให้เกิดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยเพิ่มเติม เว้นแต่จะมีการเพิ่มความปลอดภัยเป็นพิเศษเพื่อปกป้องระบบอิเล็กทรอนิกส์

เครื่องมือยูทิลิตี้เพิ่มเติม

การจัดเก็บและจัดการเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ภายในระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้เครื่องมือยูทิลิตี้สามารถจัดเตรียมคุณสมบัติเพิ่มเติมที่ไม่มีในเอกสารฉบับจริงได้ การค้นหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทำได้ง่ายกว่าการค้นหาแต่ละเอกสารด้วยมือ อย่างไรก็ตาม เครื่องมือเหล่านี้จำนวนมากอาจไม่จำเป็นและอาจมีราคาสูงกว่ามูลค่าของบริษัท