ข้อดีและข้อเสียของแฟกซ์ผ่านอีเมล

ก่อนที่อีเมลจะได้รับความนิยม การส่งแฟกซ์เป็นวิธีเดียวที่จะส่งการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรได้อย่างรวดเร็ว พวกเขาสามารถจัดหาเอกสารและงานพิมพ์ได้ในเวลาไม่กี่นาทีในระยะทางหลายร้อยหรือหลายพันไมล์ เนื่องจากอีเมลมีการใช้งานอย่างกว้างขวาง บางบริษัทจึงละทิ้งเครื่องแฟกซ์โดยสิ้นเชิง ถึงกระนั้นแฟกซ์ก็มีข้อดีมากกว่าการสื่อสารทางอีเมล

ปัญหากระดาษ

เนื่องจากการส่งแฟกซ์ใช้กระดาษและอีเมลไม่ได้ ปัญหากับกระดาษทำให้การสื่อสารแฟกซ์เสียเปรียบ เช่นเดียวกับเครื่องพิมพ์ เครื่องแฟกซ์อาจประสบปัญหากระดาษติด กระดาษติดเหล่านี้ต่างจากเครื่องพิมพ์ทั่วไปในเครื่องใดเครื่องหนึ่งจากสองเครื่องที่จำเป็นสำหรับการส่งแฟกซ์ เอกสารต้นฉบับอาจติดในเครื่องแฟกซ์ที่ส่ง อาจทำให้เอกสารใช้งานไม่ได้หากกระดาษติดรุนแรงเพียงพอ ที่ด้านรับ กระดาษที่พิมพ์อาจติดในเครื่องแฟกซ์ ซึ่งทำให้กระบวนการทั้งหมดหยุดชะงัก เครื่องรับกระดาษอาจหมดได้ และผู้ใช้ปลายทางอาจไม่ทราบว่ากระดาษหมดไปในบางครั้ง ความล่าช้านี้อาจทำให้การสื่อสารที่ละเอียดอ่อนเรื่องเวลาไม่ได้รับคำตอบเป็นชั่วโมงหรือเป็นวัน

กระบวนการขั้นตอนเดียว

จุดแข็งที่ใหญ่ที่สุดประการหนึ่งของการส่งแฟกซ์เกิดขึ้นเมื่อบุคคลจัดการกับเอกสารที่ลงนามหรือเอกสารที่มีอยู่ในเอกสารเท่านั้น หากบุคคลนั้นต้องการส่งเอกสารทางอีเมล เขาต้องสร้างภาพเอกสารด้วยเครื่องสแกนหรือเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่น ผู้ใช้จะต้องแก้ไขภาพที่สแกนก่อนที่จะเลือกจุดบนฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์เพื่อบันทึกเอกสารที่สแกน เมื่อบุคคลนั้นส่งอีเมล ไฟล์สแกนจะต้องแนบไปกับอีเมล ในทางตรงกันข้าม ผู้ที่ใช้เครื่องแฟกซ์เพียงแค่วางเอกสารลงในเครื่องและกดแป้นสองสามปุ่มเพื่อส่งไปยังฝ่ายรับ

กำลังแก้ไข

เอกสารที่ส่งทางอีเมลสามารถแก้ไขได้โดยผู้ใช้ ในขณะที่เอกสารที่ส่งทางแฟกซ์ไม่สามารถทำได้ ในสถานการณ์ที่ทั้งสองฝ่ายทำงานร่วมกันในโครงการ ความสามารถในการแก้ไขเอกสารช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันนั้น ทำให้ผู้ใช้ทั้งสองทำการเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว หากทั้งสองฝ่ายมีความสัมพันธ์ที่เป็นปฏิปักษ์กัน การส่งแฟกซ์อาจดูน่าสนใจยิ่งขึ้น ลักษณะของเอกสารแฟกซ์ที่ทำสำเนาทำให้การเปลี่ยนแปลงเอกสารเพื่อทำให้เสียชื่อเสียงหรือจัดการบุคคลอื่นทำได้ยากขึ้น

การรวมกัน

คอมพิวเตอร์และเครื่องพิมพ์จำนวนมากในปัจจุบันสามารถส่งทั้งแฟกซ์และอีเมล ซึ่งหมายความว่าไฟล์ดิจิทัลสามารถส่งจากคอมพิวเตอร์ไปยังเครื่องแฟกซ์ โดยจะส่งเป็นเอกสารฉบับพิมพ์ คอมพิวเตอร์และเครื่องพิมพ์เหล่านี้ยังสามารถรับการส่งแฟกซ์จากเครื่องแฟกซ์ ซึ่งให้ข้อดีของทั้งแฟกซ์และอีเมล