ขั้นตอนการควบคุมเอกสารสำหรับวิศวกรรม

การควบคุมเอกสารมีความสำคัญยิ่งในการตั้งค่าทางวิศวกรรม สิ่งนี้ใช้เฉพาะกับแผนกที่ต้องจัดเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับวิธีการที่เกี่ยวข้องในกระบวนการของพวกเขา ตั้งแต่แผนกที่ต้องมีขั้นตอนในการรับพนักงานใหม่ ไปจนถึงขั้นตอนการผลิต จำเป็นต้องมีวิธีการควบคุมการสร้าง การแก้ไข คุณภาพ และปรับปรุงเอกสารเหล่านี้

รูปแบบต่างๆ ของการควบคุมเอกสาร

ขึ้นอยู่กับประเภทของวิศวกรรมที่ดำเนินการ ปริมาณและรูปแบบของการควบคุมจะแตกต่างกันมาก ตัวอย่างเช่น สำหรับวิศวกรรมซอฟต์แวร์ อาจมีการเขียนแบบเครื่องกลน้อยลง แต่อาจมีไดอะแกรมกระบวนการมากกว่า ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด จะต้องมีโครงสร้างสำหรับกระบวนการนี้

ต้องปฏิบัติตามสถานที่พื้นฐานบางอย่าง ประการแรก เอกสารมาจากหน่วยงานที่ออกเอกสาร ส่วนใหญ่จะใช้โดยแผนกนั้น และแผนกอื่นๆ อาจมีข้อมูลบางอย่างในกระบวนการนี้ แต่ฝ่ายที่ออกควรควบคุมโดยรวม

ถัดไป ควรสร้างชุดเอกสารโดยทีมนักเขียน เอกสารต้องได้รับการตรวจสอบ ดังนั้นจึงต้องมีทีมผู้ตรวจสอบที่มีอำนาจตรวจสอบและมีความรู้เฉพาะด้านในการแก้ไขและอนุมัติในแต่ละขั้นตอนในที่สุด

ขั้นตอนการดำเนินงาน

SOPs (ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน) มีอยู่ในทุกองค์กรเพื่อกำหนดขั้นตอนการปฏิบัติงานสำหรับทุกแง่มุมของงานที่ทำ สิ่งสำคัญคือต้องรวบรวมขั้นตอนการปฏิบัติงานสำหรับทุกส่วนขององค์กร ตั้งแต่ขั้นตอนการรับพนักงานใหม่ไปจนถึงขั้นตอนการปฏิบัติงานเฉพาะในบริษัทผู้ผลิต แต่ละขั้นตอนมีความสำคัญ

แน่นอน แผนกควรจะสามารถระบุ SOP เฉพาะสำหรับขั้นตอนเฉพาะได้อย่างรวดเร็ว จะต้องง่ายต่อการค้นหาและต้องเก็บไว้อย่างปลอดภัยและไม่สามารถแก้ไขได้ ยกเว้นในกระบวนการควบคุมเอกสารที่เป็นทางการ การอัปเดตทั้งหมดจะต้องบันทึกไว้อย่างชัดเจนในตำแหน่งที่เหมาะสม และควรชัดเจนว่าใครเป็นผู้ทำการเปลี่ยนแปลง เหตุผลในการเปลี่ยนแปลง วันที่และเวลาที่ทำการเปลี่ยนแปลง

กลไกการควบคุมเอกสาร

เอกสารจะถูกสร้างขึ้นจากชุดบันทึกย่อที่ถ่ายขณะสัมภาษณ์ SME (เรื่อง sxpert) และจัดทำขึ้นในรูปแบบที่อ่านง่ายโดยนักเขียนด้านเทคนิค จากนั้นเอกสารจะถูกส่งไปตรวจสอบ โดยจะวัดกับชุดแนวทางมาตรฐานสำหรับการสร้างเอกสารประเภทนี้ ในระหว่างการสร้างเอกสารเช่นนี้ เอกสารดังกล่าวจะผ่านคนจำนวนมาก ซึ่งจะป้อนมุมมองที่เป็นเอกลักษณ์เฉพาะของตนเข้าสู่กระบวนการ สุดท้าย เอกสารจะได้รับการอนุมัติและจัดเก็บไว้ในที่เก็บเอกสาร ซึ่งใครก็ตามที่ต้องการเข้าถึงจะสามารถดูเอกสารได้

อาจจำเป็นต้องอัปเดตเอกสารเมื่อใดก็ได้ หากเป็นกรณีนี้ การควบคุมเอกสารที่มีประสิทธิภาพจะบันทึกการแก้ไขใดๆ สาเหตุของการทำเช่นนั้น (เช่น การอัปเดตเฟิร์มแวร์) และบุคคลที่ทำการเปลี่ยนแปลง สุดท้าย เอกสารทั้งหมดควรอยู่ภายใต้การควบคุมคุณภาพ นี่จะเป็นขั้นตอนเพิ่มเติมที่ออกแบบมาเพื่อให้มาตรฐานของเอกสารไม่ต่ำกว่าระดับที่กำหนดไว้