มารยาทในการแฟกซ์

สำหรับธุรกิจจำนวนมาก การส่งและรับแฟกซ์เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นทุกวัน การส่งแฟกซ์เป็นเรื่องปกติธรรมดา การติดต่อสื่อสารทั่วไปเป็นเรื่องง่าย การทำตามขั้นตอนง่ายๆ ไม่กี่ขั้นตอนจะช่วยให้แฟกซ์ของคุณดูเป็นมืออาชีพ การปฏิบัติตามมารยาทในการส่งแฟกซ์ที่เหมาะสมจะช่วยให้ธุรกิจของคุณรักษาชื่อเสียงทางวิชาชีพที่คุณได้ทุ่มเทอย่างหนักเพื่อสร้าง

การส่งแฟกซ์

โปรดจำไว้เสมอว่าเอกสารแฟกซ์เป็นกระบวนการทางธุรกิจ ดังนั้น พึงระลึกไว้ถึงแนวทางพื้นฐานเหล่านี้:

• ใส่ใบปะหน้าเสมอโดยไม่มีข้อมูลหรืองานศิลปะที่ไม่จำเป็น ใส่ชื่อและข้อมูลติดต่อของคุณ จำนวนหน้า (รวมถึงใบปะหน้าโทรสาร) ผู้รับที่ต้องการ และข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องไว้ในใบปะหน้า จำไว้ว่าผู้รับแฟกซ์อาจไม่ใช่คนเดียวที่เห็นเอกสาร ดังนั้นโปรดเก็บใบปะหน้าแฟกซ์อย่างมืออาชีพ

• หลังจากส่งแฟกซ์ของคุณแล้ว ให้โทรติดต่อไปยังผู้รับ ไม่จำเป็นต้องมีการอภิปรายในเชิงลึกเกี่ยวกับสิ่งที่อยู่ในแฟกซ์ คุณเพียงแค่ยืนยันว่าได้รับแฟกซ์แล้ว การสนทนานี้มีความเหมาะสมที่จะแจ้งให้บุคคลนั้นทราบว่าพวกเขาสามารถโทรหาคุณได้ฟรีพร้อมคำถามติดตามผลเกี่ยวกับเอกสารทางแฟกซ์ตามความสะดวก

• ใช้ดุลยพินิจในการส่งแฟกซ์ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับ หากคุณกำลังส่งข้อมูลที่มีลักษณะส่วนบุคคล โปรดโทรแจ้งล่วงหน้าเพื่อให้บุคคลนั้นทราบว่าคุณกำลังส่งแฟกซ์ล่วงหน้า วิธีหนึ่งในการหลีกเลี่ยงปัญหาประเภทนี้คือการใช้บริการแฟกซ์ออนไลน์ บริการเหล่านี้ส่งแฟกซ์โดยตรงไปยังคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล

• ระมัดระวังในการส่งวัสดุที่ไม่พึงประสงค์ ทุกคนที่ทำงานในสำนักงานรู้ดีว่าโฆษณาเหล่านั้นสำหรับการประกันสุขภาพราคาประหยัดและการเดินทางลดราคาไปฮาวายนั้นน่ารำคาญเพียงใด หากคุณส่งแฟกซ์ที่ไม่พึงประสงค์ให้กับลูกค้าของคุณ ให้ส่งเฉพาะในโอกาสที่หายากเท่านั้นที่ได้รับการรับรอง หากคุณได้รับคำขอจากผู้รับที่ขอไม่รับแฟกซ์ดังกล่าว โปรดเคารพความปรารถนาของพวกเขาและลบออกจากรายการของคุณ

การรับแฟกซ์

เช่นเดียวกับการส่งแฟกซ์ มีกฎมารยาทในการรับแฟกซ์เช่นกัน:

• เคารพความเป็นส่วนตัวของแฟกซ์ที่เป็นความลับที่ได้รับ อย่าเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลกับเพื่อนร่วมงานของคุณซึ่งมีไว้ให้คุณดูเท่านั้น

• อย่าทิ้งแฟกซ์ที่ละเอียดอ่อนไว้ในที่ที่ผู้อื่นอาจมองเห็นได้ ปฏิบัติต่อแฟกซ์เหมือนกับที่คุณทำกับเอกสารลับอื่นๆ

• หากคุณได้รับแฟกซ์โดยผิดพลาด โปรดแจ้งให้ผู้ส่งทราบโดยโทรหาพวกเขา โดยปกติ ขอให้คุณทำลายแฟกซ์ที่ได้รับโดยผิดพลาด