วิธีระบุอีเมลที่เป็นทางการ

ใช้ความระมัดระวังเมื่อระบุอีเมลที่เป็นทางการ ในขณะที่มีส่วนร่วมในการสนทนาทางโทรศัพท์ คุณสามารถเลือกและเลือกช่วงเวลาที่คุณต้องการจะพูดต่อไป และวิธีตอบกลับผู้ติดต่อ ข้อความอีเมลจะถูกส่งไปยังบุคคลอื่นในทันทีในรูปแบบที่สมบูรณ์ อีเมลที่เป็นทางการต้องการความชัดเจน ความแม่นยำ และไวยากรณ์ที่ยอดเยี่ยม การสร้างข้อความอีเมลที่เหมาะสมจะนำเสนอภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพและช่วยให้มั่นใจว่าการสื่อสารของคุณเป็นเลิศ

ขั้นตอนที่ 1

เริ่มต้นอีเมลด้วยคำทักทายอย่างเป็นทางการ ทักทายนักข่าวแต่ละคนในฐานะ "นาย" หรือ "นาง" -- แต่ให้ตรวจสอบอีกครั้งเกี่ยวกับเพศของนักข่าวหากพวกเขามีชื่อที่คลุมเครือ ละเว้นจากการเรียกผู้หญิงว่า "นางสาว" หรือ "นาง" เนื่องจากคุณลักษณะเหล่านี้มีความหมายเฉพาะเจาะจงมากกว่า ซึ่งอาจไม่ได้หมายถึงผู้สื่อข่าวของคุณ เริ่มอีเมลด้วย "Dear Terry" เช่น หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับเพศของนักข่าว กล่าวถึงกลุ่มคนที่มี "เรียนท่านผู้นำทีม" เป็นต้น

ขั้นตอนที่ 2

สร้างการเชื่อมต่อกับนักข่าวทันที เริ่มเนื้อหาในอีเมลโดยประกาศว่าคุณเป็นใคร ถ้าจำเป็น และคุณคุ้นเคยกับผู้สัมภาษณ์อย่างไร ดำเนินการต่อโดยระบุว่าเหตุใดคุณจึงสื่อสารกับบุคคลนั้นและเหตุใดการติดต่อของคุณจึงมีความสำคัญ เก็บอีเมลที่เป็นทางการทั้งหมดให้กระชับและรัดกุม อยู่ในหัวข้อตลอดเวลาและแสดงไวยกรณ์และวากยสัมพันธ์ที่ไร้ที่ติ

ขั้นตอนที่ 3

ลงท้ายอีเมลด้วย "ขอแสดงความนับถืออย่างสูง" "ขอแสดงความนับถือ" หรือคำทักทายที่ลงนามก่อนเขียนชื่อของคุณ ใส่ข้อมูลติดต่อของคุณด้านล่างชื่อของคุณ -- ที่อยู่ทางไปรษณีย์ หมายเลขโทรศัพท์โดยตรง หมายเลขแฟกซ์ ที่อยู่อีเมล และ URL ของเว็บไซต์

ตรวจสอบการสะกดชื่อและไวยากรณ์ทั้งหมดอีกครั้งก่อนส่งอีเมล สร้างชื่อที่สั้นและเจาะจงสำหรับหัวเรื่อง โดยให้แน่ใจว่ามันเกี่ยวข้องโดยตรงกับเนื้อหาของอีเมล ตัวอย่างเช่น "การอัปเดตโครงการดับลินพาร์ค" เป็นชื่อที่เข้าใจง่ายและชัดเจนซึ่งช่วยให้นักข่าวทราบเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลใหม่เกี่ยวกับกิจการเฉพาะ