วิธีเก็บถาวรไฟล์ PDF

เนื่องจากรูปแบบบันทึกอิเล็กทรอนิกส์เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วและรูปแบบไฟล์สามารถเปิดได้โดยบางโปรแกรมเท่านั้น จึงไม่เต็มใจที่จะพึ่งพาโปรแกรมซอฟต์แวร์ที่เป็นกรรมสิทธิ์ในการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แม้ว่า Adobe เป็นผู้คิดค้นรูปแบบ PDF แต่ข้อกำหนดสำหรับการอ่านและแก้ไขเอกสาร PDF นั้นมีให้สำหรับนักพัฒนาบุคคลที่สาม และผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องพึ่งพา Adobe ในการเปิดเอกสาร ด้วยเหตุนี้ ผู้จัดเก็บเอกสารจึงเริ่มใช้รูปแบบไฟล์ PDF/A ในการเก็บถาวรระเบียนอิเล็กทรอนิกส์

ขั้นตอนที่ 1

ทำความเข้าใจความแตกต่างระหว่าง PDF ปกติกับ PDF/A ตามรายงานขององค์การมาตรฐานสากล PDF/A เป็นรูปแบบไฟล์ที่มีพื้นฐานมาจาก PDF ซึ่ง "มีกลไกในการแสดงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในลักษณะที่คงรูปลักษณ์ของภาพไว้เมื่อเวลาผ่านไป โดยไม่ขึ้นกับเครื่องมือและระบบที่ใช้สำหรับสร้าง จัดเก็บ หรือการเรนเดอร์ไฟล์” ไฟล์ PDF/A เป็น PDF ถาวรที่มีการจัดรูปแบบเพื่อให้สามารถดึงข้อมูลในรูปแบบเดียวกันได้เป็นระยะเวลานาน

ขั้นตอนที่ 2

เปิดเอกสาร PDF ที่คุณต้องการเก็บถาวรใน Adobe Acrobat 8.0 หรือสูงกว่าหรือโปรแกรมแก้ไขแหล่งที่มาของบุคคลที่สาม ดูแหล่งข้อมูล 1 สำหรับรายการซอฟต์แวร์สร้าง PDF ทั้งหมด

ขั้นตอนที่ 3

ตรวจสอบองค์ประกอบที่อยู่ใน PDF เพื่อให้ PDF เข้ากันได้กับรูปแบบ PDF/A จะต้องมี 100 เปอร์เซ็นต์ ซึ่งหมายความว่าไม่มีองค์ประกอบภายนอกที่จำเป็นสำหรับการดูเอกสาร ต้องฝังแบบอักษร รูปภาพ กราฟิก และสีลงในเอกสาร ใน Adobe Distiller ให้คลิกที่การตั้งค่าที่ด้านบนของแถบเมนูและเลือกแก้ไขการตั้งค่า PDF ที่นี่ คุณจะมีตัวเลือกในการฝังรูปภาพแบบอักษรและสี ไม่สามารถรวมองค์ประกอบวิดีโอและเสียงใน PDF/A

ขั้นตอนที่ 4

ป้อนข้อมูลเมตาลงในเอกสารเพื่อให้สามารถค้นหาได้ ข้อมูลเมตา PDF ประกอบด้วยคำสำคัญ เวอร์ชันของ PDF ที่ใช้ และชื่อของโปรแกรมที่สร้างเอกสาร PDF ในการป้อนข้อมูลเมตาใน Adobe Acrobat ให้คลิกที่ Advanced ที่แถบเครื่องมือด้านบน จากเมนูดรอปดาวน์ ให้คลิก Document Metadata

บันทึกเอกสารไปยังที่เก็บถาวร ไฟล์เก็บถาวรอาจเป็นเซิร์ฟเวอร์ภายนอกที่ปลอดภัย ฮาร์ดไดรฟ์ หรือดีวีดีสีทอง สื่อที่คุณตัดสินใจจัดเก็บไฟล์ PDF ที่เก็บถาวรของคุณจะขึ้นอยู่กับสิ่งที่ปลอดภัยที่สุดในสำนักงานหรือในครัวเรือนของคุณ