วิธีแปลงเอกสารเป็นรูปแบบ PDF ใน Sharepoint

แพลตฟอร์ม Microsoft Sharepoint ช่วยให้ทีมงานโครงการสามารถโฮสต์เอกสารเพื่อทำงานร่วมกันได้ การแปลงเอกสาร Microsoft office เป็น Portable Document Format (PDF) ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถให้การเข้าถึงไฟล์สำหรับการแชร์และการเก็บถาวร ไฟล์ PDF ประกอบด้วยข้อความ ฟอนต์ กราฟิก และไฮเปอร์ลิงก์ สร้างเอกสาร office เวอร์ชัน PDF เช่นไฟล์ Word, Powerpoint หรือ Excel ในโฟลเดอร์ Sharepoint โดยใช้ Adobe Acrobat

ขั้นตอนที่ 1

กำหนดกลยุทธ์ในการแปลงเอกสารในโฟลเดอร์ Sharepoint เป็นรูปแบบไฟล์ PDF โอกาสในการทำงานร่วมกันยังนำเสนอความเสี่ยง ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้อาจเปลี่ยนเนื้อหาโดยไม่ได้ตั้งใจหรือไม่มีอำนาจที่เหมาะสม

ขั้นตอนที่ 2

จากโฟลเดอร์ Microsoft Sharepoint ของคุณ ให้เปลี่ยนมุมมองจากมุมมองเอกสารทั้งหมดเป็นมุมมอง Explorer

ขั้นตอนที่ 3

คลิกขวาที่ชื่อไฟล์

ขั้นตอนที่ 4

เลือกตัวเลือก "แปลงเป็น Adobe PDF"

ขั้นตอนที่ 5

ใช้ฟังก์ชัน Manage Permissions เพื่ออนุญาตการเข้าถึงไฟล์ต้นฉบับ

ขั้นตอนที่ 6

ใช้ฟังก์ชัน Manage Permissions เพื่ออนุญาตการเข้าถึงไฟล์ PDF ไม่จำเป็นต้องสร้างโฟลเดอร์ Sharepoint แยกต่างหาก

แนะนำให้สมาชิกในทีมใช้ไฟล์ PDF ของคุณ เช่น ในบทวิจารณ์ ผู้ตรวจสอบของคุณสามารถอ่านเอกสาร แสดงความคิดเห็น และส่งคืนความคิดเห็นโดยไม่ต้องเข้าถึงไฟล์ต้นฉบับ