วิธีสร้างใบปะหน้าแฟกซ์ฟรี

แฟกซ์เป็นเอกสารสำคัญในหลายอุตสาหกรรม เนื่องจากเป็นเอกสารทางกฎหมายของลายเซ็น ตัวอย่างเช่น ใช้เป็นเอกสารทางกฎหมายในอุตสาหกรรมนำเข้า-ส่งออก ซึ่งฝ่ายต่างๆ มักจะอยู่ห่างกันหลายพันไมล์ ข้อเสียของแฟกซ์คือแฟกซ์หายหรือส่งผิดที่ได้ง่าย เว้นแต่จะให้คำแนะนำเฉพาะแก่ผู้รับ นี่คือที่มาของใบปะหน้าโทรสาร แผ่นปิดโทรสารอาจมีตั้งแต่คำแนะนำที่เขียนด้วยลายมือบนกระดาษเปล่า ไปจนถึงแบบฟอร์มที่ออกแบบอย่างมืออาชีพพร้อมโลโก้บริษัท ช่องว่างแยกรายการสำหรับชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ กล่องกาเครื่องหมายสำหรับรายละเอียดพื้นฐาน และสถานที่ เพื่อเขียนคำแนะนำ การสร้างใบปะหน้าแฟกซ์ของคุณเองฟรีเป็นขั้นตอนง่ายๆ

แหล่งที่มาของใบปะหน้าแฟกซ์ฟรี

ตรวจสอบซอฟต์แวร์ประมวลผลคำของคุณเพื่อดูว่ามีเทมเพลตใบปะหน้าโทรสารฟรีหรือไม่ ซึ่งสามารถพบได้โดยการค้นหาเทมเพลตในคอมพิวเตอร์ของคุณ ตัวอย่างเช่น Microsoft Word มีเทมเพลต (ดูแหล่งข้อมูล) เมื่อเปิดเทมเพลต Microsoft คุณสามารถบันทึกลงในคอมพิวเตอร์ของคุณได้หากคุณใช้ Microsoft Word

ทำใบปะหน้าแฟกซ์ของคุณเองโดยใช้โปรแกรมประมวลผลคำและทำตามรูปแบบพื้นฐาน

เขียนใบปะหน้าโทรสารของคุณเองด้วยลายมือหากคุณไม่มีคอมพิวเตอร์พกติดตัว สิ่งนี้ทำให้งานสำเร็จ แต่ไม่มีความเป็นมืออาชีพเหมือนใบปะหน้าที่ออกแบบทางดิจิทัล

รูปแบบของใบปะหน้าโทรสาร

ใส่คำว่า "Fax" หรือ "Fax Transmission Cover Sheet" ด้วยตัวอักษรขนาดใหญ่ที่ด้านบนของแผ่นงาน สิ่งนี้ระบุว่าเป็นใบปะหน้าซึ่งแยกจากเอกสารที่คุณกำลังส่ง

Justify ออกจากหัวข้อต่อไปนี้ตามลำดับ โดยข้ามบรรทัดระหว่างแต่ละหัวข้อ: "Date:", "From:", "Sender's Phone:" และ "Return Fax Number:" สิ่งเหล่านี้ระบุแหล่งที่มาของแฟกซ์เพื่อให้สามารถตรวจพบได้ง่าย ถ้าผู้รับกำลังรอมันอยู่ พวกเขายังมีข้อมูลติดต่อที่จำเป็นของผู้ส่ง

ข้ามสองหรือสามบรรทัดและดำเนินการต่อด้วยหัวข้อเหล่านี้: "ถึง:", "หมายเลขแฟกซ์:" และ "หมายเลขโทรศัพท์:" การระบุผู้รับจะช่วยให้แฟกซ์ไปยังปลายทางที่ถูกต้อง การใส่หมายเลขแฟกซ์ของผู้รับทำให้ง่ายต่อการป้อนหมายเลขที่ถูกต้องลงในเครื่องแฟกซ์โดยไม่ต้องจดบันทึก การมีหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อของผู้รับทำให้ผู้ส่งสามารถโทรออกอย่างรวดเร็วเพื่อยืนยันการรับแฟกซ์หรือหากได้รับความเสียหายในการส่ง

ข้ามสองสามบรรทัดและเพิ่มหัวข้อที่ระบุว่า "จำนวนหน้ารวมหน้าปก:" โดยระบุว่าจำนวนหน้ารวมใบปะหน้าช่วยขจัดความสับสน

ข้ามสองสามบรรทัดและระบุหัวข้อ "เรื่อง:" นี่คือที่ที่ผู้ส่งสามารถอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับเอกสารที่แนบมา

ใส่หัวเรื่อง "หมายเหตุ:" ใต้ "หัวเรื่อง" เพื่อให้ผู้ส่งสามารถเขียนคำสั่งเช่น "ส่งทันทีถึงคุณนายโจนส์" หรือ "โทรหาฉันเมื่อคุณได้รับสิ่งนี้" หรือ "โปรดตรวจสอบ ลงชื่อและแฟกซ์กลับ"

เคล็ดลับ

ความชัดเจนคือคุณภาพที่สำคัญที่สุดของใบปะหน้าแฟกซ์ กำหนดหัวเรื่องให้เป็นตัวหนา หากคุณกำลังสร้างแผ่นงานในโปรแกรมประมวลผลคำ หากคุณกำลังเขียนแผ่นงาน ให้พิมพ์อย่างชัดเจนและขีดเส้นใต้หัวเรื่อง