วิธีการกรอกใบปะหน้าแฟกซ์

เมื่อเทียบกับการส่งแฟกซ์ การส่งอีเมลเป็นวิธีที่สะดวกกว่าในการรับข้อมูลจากจุดหนึ่งไปยังอีกจุดหนึ่ง แต่คุณไม่ควรเลิกใช้เครื่องแฟกซ์เป็นเครื่องมือสำนักงานที่สำคัญในตอนนี้ แน่นอนว่ามีเครื่องที่ติดขัดเป็นครั้งคราว สัญญาณไม่ว่าง และหน้าที่ขาดหายไป แต่เครื่องแฟกซ์ก็น่าใช้และมีข้อดี: สามารถส่งเอกสารขนาดใหญ่ได้ บางคนมองว่าเป็นการสื่อสารทางธุรกิจแบบมืออาชีพมากกว่า .

เขียนชื่อผู้รับและผู้ส่งแฟกซ์ในส่วนถึงและจากใบปะหน้าโทรสาร

เขียนหมายเลขโทรศัพท์และแฟกซ์ของคุณในแฟกซ์และหมายเลขโทรศัพท์ที่เหมาะสม ฟิลด์ ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในกรณีที่ผู้รับต้องโทรหรือแฟกซ์กลับ

ใส่จำนวนหน้าทั้งหมดที่รวมอยู่ในแฟกซ์ รวมทั้งใบปะหน้าใน Total no. ของหน้าหรือส่วน No. ของใบปะหน้า สิ่งนี้จะบอกผู้รับว่าควรได้รับแฟกซ์กี่หน้า

เขียนหนึ่งถึงสามคำที่อธิบายวัตถุประสงค์ของแฟกซ์ในส่วน RE ของใบปะหน้า รวมหมายเลขอ้างอิงถ้ามี

กรอกรายละเอียดในกล่องที่เหมาะสมหรือวงกลมคำอธิบายคำที่เหมาะสมซึ่งระบุถึงความเร่งด่วนของแฟกซ์หรือคำตอบของคุณจากผู้รับ

แฟกซ์ส่วนใหญ่มีคำอธิบายตอบกลับ เช่น สำหรับการตรวจทาน (ไม่ต้องดำเนินการใดๆ) โปรดแสดงความคิดเห็น (ต้องตอบกลับ) เร่งด่วน (ดำเนินการทันที) เป็นความลับ (สำหรับบางบุคคลเท่านั้น) หรือ โปรดตอบกลับ (จำเป็นต้องตอบกลับ)

เขียนหมายเหตุหรือคำแนะนำเพิ่มเติมที่คุณต้องการให้ผู้รับอ่านหรือรับทราบในส่วนด้านล่างที่ว่างเปล่า (ความคิดเห็น) ของใบปะหน้าโทรสาร

ใส่วันที่ที่คุณจะส่งแฟกซ์ที่ด้านบนของแผ่นงาน หลังจากตรวจทานแฟกซ์และตรวจดูให้แน่ใจว่าส่วนที่เกี่ยวข้องทั้งหมดของใบปะหน้าเสร็จสมบูรณ์แล้ว

เคล็ดลับ

พิมพ์อย่างชัดเจนและอ่านง่ายเพื่อให้แน่ใจว่าใบปะหน้าสามารถอ่านได้

ใช้หมึกสีน้ำเงินหรือสีดำในกรณีที่ใบปะหน้าถูกสแกนหรือถ่ายสำเนา

คำเตือน

หลีกเลี่ยงการส่งข้อมูลที่เป็นความลับทางโทรสาร ไม่มีทางรู้ว่าใครอยู่อีกด้านหนึ่ง