วิธีการตั้งโปรแกรมเครื่องแฟกซ์

การตั้งโปรแกรมเครื่องแฟกซ์เครื่องใหม่ทำให้มั่นใจได้ว่าหมายเลขโทรศัพท์ ชื่อธุรกิจ วันที่ และเวลาจะรวมอยู่ในเอกสารแฟกซ์แต่ละฉบับ ข้อมูลนี้อาจมีค่าสำหรับธุรกิจของคุณ หากคุณส่งแฟกซ์ใบเสนอราคาของลูกค้าโดยมีเวลาจำกัดในการยอมรับ แน่นอน การรวมข้อมูลนี้ในแฟกซ์แต่ละเครื่องจะทำให้เอกสารของคุณ และท้ายที่สุด ธุรกิจของคุณก็ดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น ลูกค้าที่เชี่ยวชาญอินเทอร์เน็ตคาดหวังข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ดังนั้น การใช้เครื่องแฟกซ์เพื่อทำธุรกรรมให้เสร็จสิ้นอย่างรวดเร็วสามารถเพิ่มฐานลูกค้าของคุณได้

กดปุ่มบนเครื่องแฟกซ์ที่ระบุว่า "ตั้งค่า"

ใช้แป้นลูกศรที่ชี้ไปทางขวาเพื่อไปยังตัวเลือกที่คุณต้องการตั้งโปรแกรม ตัวเลือกมีหมายเลข

เลือกตัวเลือกสำหรับ "การตั้งค่าแฟกซ์พื้นฐาน" คุณเลือกตัวเลือกนี้โดยกดปุ่ม "ตกลง" เมื่อคุณมาถึงตัวเลือกนั้นโดยใช้ปุ่มลูกศรขวา ที่วันที่และเวลากด "ตกลง" อีกครั้ง

ป้อนวันที่และเวลาของวันนี้ ใช้ปุ่มลูกศรเพื่อเลื่อนไปทางขวาหรือซ้าย จากนั้นใช้แป้นตัวเลขเพื่อป้อนแต่ละหมายเลขที่ถูกต้อง หลังจากที่คุณป้อนวันที่และเวลาที่ถูกต้องให้กด "ตกลง" หน้าจออาจกลับสู่โหมดพร้อม

ทำซ้ำขั้นตอนก่อนหน้าเพื่อกลับไปที่ "การตั้งค่าแฟกซ์พื้นฐาน" ใช้แป้นลูกศรเพื่อไปยังขั้นตอนถัดไปเพื่อตั้งโปรแกรม "Fax Header" กดปุ่ม "ตกลง" อีกครั้ง ใช้แป้นกดเพื่อป้อนชื่อธุรกิจที่คุณต้องการให้ปรากฏบนแฟกซ์แต่ละเครื่อง เมื่อคุณกด "ตกลง" เสร็จแล้ว คุณจะได้รับแจ้งให้ป้อนหมายเลขแฟกซ์ของคุณ ใช้ปุ่มกดเพื่อป้อนหมายเลขแฟกซ์ของคุณ จากนั้นกด "ตกลง"

ทำซ้ำขั้นตอนเพื่อกลับไปที่ "การตั้งค่าแฟกซ์พื้นฐาน" คราวนี้เลือกเสียงกริ่งเพื่อตอบรับและกด "ตกลง" หากคุณกำลังใช้สายเฉพาะสำหรับเครื่องแฟกซ์ ให้เลือกเสียงกริ่ง “1” หากคุณใช้กับสายโทรศัพท์ด้วย คุณอาจต้องการเพิ่มจำนวนเสียงกริ่ง เลือกหมายเลขของคุณและกด "ตกลง"

ดูตัวเลือกอื่นๆ ที่อยู่ใน "การตั้งค่าแฟกซ์พื้นฐาน" เพื่อตรวจสอบว่าคุณจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงหรือไม่ ซึ่งรวมถึง "ขนาดกระดาษแฟกซ์" ตั้งโปรแกรมไว้หากคุณไม่ได้ใช้กระดาษขนาด 8.5x11 นิ้วปกติ "การโทรแบบเสียงหรือแบบพัลส์" หากคุณยังคงใช้พัลส์อยู่ คุณจะต้องเปลี่ยนตัวเลือกนี้ "ระดับเสียงเรียกเข้าและเสียงบี๊บ" หากคุณสังเกตเห็นว่าเสียงรบกวนงานหรือลูกค้าของคุณ ให้เปลี่ยนตัวเลือกนี้ หากคุณกำลังจะออกนอกเมืองและต้องการให้แฟกซ์ของคุณส่งต่อไปที่ใดที่หนึ่ง ให้ใช้ตัวเลือก "การส่งต่อแฟกซ์"

เคล็ดลับ

ตัวเลือกอื่นๆ ที่ไม่จำเป็นต้องตั้งโปรแกรมแต่คุณอาจพบว่ามีประโยชน์คือการโทรด่วน หากคุณส่งแฟกซ์ไปยังหมายเลขเดิมบ่อยๆ คุณอาจต้องการป้อนแฟกซ์ในการโทรด่วน ตัวเลือกการตั้งค่าขั้นสูงประกอบด้วยตัวเลือกเสียงกริ่ง ตัวเลือกการโทรซ้ำ และตัวเลือกการลดขนาด สิ่งเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องตั้งโปรแกรมเว้นแต่ธุรกิจของคุณจะต้องการตัวเลือกเหล่านี้