วิธีใช้ Microsoft Access สำหรับการออกใบแจ้งหนี้

ติดตามธุรกรรมทางธุรกิจของคุณด้วยฐานข้อมูล Microsoft Access เมื่อใช้ตารางและรายงาน คุณสามารถบันทึกชั่วโมง ค่าจ้าง และข้อมูลลูกค้า และแสดงพร้อมกับใบแจ้งหนี้ แทนที่จะสร้างใบแจ้งหนี้แบบกำหนดเองในแต่ละครั้งที่คุณต้องการเรียกเก็บเงินกับลูกค้า Access สามารถสร้างใบแจ้งหนี้ที่คุณสามารถดู พิมพ์ หรือส่งอีเมลได้โดยอัตโนมัติ รายงานที่คุณสร้างจะมีใบแจ้งหนี้ทั้งหมด ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องค้นหาเอกสารทุกครั้งที่ต้องตรวจสอบใบแจ้งหนี้ก่อนหน้า

ขั้นตอนที่ 1

สร้างตาราง "ลูกค้า" ที่มีข้อมูลลูกค้าหรือลูกค้าทั้งหมดของคุณโดยคลิกปุ่ม "การออกแบบตาราง" บนแท็บ "สร้าง" ของริบบิ้นที่ด้านบนของหน้า เครื่องมือ "การออกแบบตาราง" ช่วยให้คุณสร้างตารางจากเทมเพลตเปล่า รวมฟิลด์สำหรับชื่อลูกค้า ข้อมูลติดต่อ และหมายเลขประจำตัวที่ไม่ซ้ำ

ขั้นตอนที่ 2

สร้างตาราง "ใบแจ้งหนี้" ที่มีข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมทางธุรกิจแต่ละรายการ เพิ่มฟิลด์สำหรับสถานที่ตั้ง ค่าใช้จ่าย และรายละเอียดที่จำเป็นอื่นๆ ในการกำหนดลูกค้าให้กับแต่ละธุรกรรม ให้เพิ่มฟิลด์ "ชื่อลูกค้า" เลือก "ตัวช่วยสร้างการค้นหา" เป็นประเภทข้อมูลและเชื่อมโยงไปยังตาราง "ลูกค้า"

ขั้นตอนที่ 3

เลือกช่องชื่อลูกค้าใน "ตัวช่วยสร้างการค้นหา" เพื่อแสดงชื่อในช่อง "ชื่อลูกค้า" ของตาราง "ใบแจ้งหนี้" ขั้นตอนนี้จะสร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง "ลูกค้า" และ "ใบแจ้งหนี้" และลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล แทนที่จะพิมพ์ข้อมูลติดต่อของลูกค้าสำหรับธุรกรรมทางธุรกิจแต่ละรายการ คุณเก็บข้อมูลเพียงครั้งเดียวในตาราง "ลูกค้า"

ขั้นตอนที่ 4

สร้างรายงาน "ใบแจ้งหนี้" โดยเลือกปุ่ม "ตัวช่วยสร้างรายงาน" จากแท็บ "สร้าง" บนริบบิ้น เลือกฟิลด์ทั้งหมดของคุณในตาราง "ใบแจ้งหนี้" และข้อมูลติดต่อลูกค้าจากตาราง "ลูกค้า" เพื่อแสดงในรายงาน เลือก "ปรับเปลี่ยนการออกแบบรายงาน" บนหน้าจอสุดท้ายของ "ตัวช่วยสร้างรายงาน" เพื่อเปลี่ยนเค้าโครงของรายงาน

ขั้นตอนที่ 5

เพิ่มส่วนหัวและส่วนท้ายของหน้า และรวมข้อมูลติดต่อของบริษัท โลโก้ และข้อกำหนดของใบแจ้งหนี้ เพิ่มขนาดของส่วนรายละเอียดของรายงานเพื่อแสดงเพียงหนึ่งธุรกรรมต่อหน้า เพิ่มผลรวมย่อยและผลรวมโดยวางการควบคุมจากการคำนวณในรายงานของคุณและป้อนนิพจน์ เช่น "=[BillableHours]*[Wage]"

บันทึกรายงานของคุณและตั้งชื่อด้วยชื่อที่สื่อความหมาย สลับไปที่มุมมอง "ตัวอย่างก่อนพิมพ์" เพื่อตรวจสอบเนื้อหาและเลย์เอาต์ของรายงานของคุณ