วิธีการเขียนแฟกซ์

แม้ว่าอีเมลและรูปแบบการสื่อสารดิจิทัลอื่นๆ จะบดบังแฟกซ์ในแง่ของความนิยม แต่บริษัทและบุคคลจำนวนมากยังคงส่งแฟกซ์ โทรสารมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อมีการส่งเอกสารที่ลงนาม เมื่อไม่มีไฟล์ดิจิทัลของเอกสารฉบับพิมพ์ และเมื่อผู้ส่งหรือผู้รับไม่มีสิทธิ์เข้าถึงคอมพิวเตอร์หรือพีดีเอ เมื่อคุณสร้างเทมเพลตแฟกซ์แล้ว คุณสามารถใช้ซ้ำได้

สร้างเอกสารการประมวลผลคำขนาด 8-1 / 2 x 11 นิ้วมาตรฐานพร้อมบล็อกข้อความแนวนอนที่ด้านบน คอลัมน์สั้นสองคอลัมน์ด้านล่างและกล่องข้อความขนาดใหญ่ใต้คอลัมน์

ใส่หมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขแฟกซ์ และที่อยู่ทางไปรษณีย์ในช่องข้อความแนวนอนที่ด้านบนของเอกสาร เพิ่มโลโก้บริษัทของคุณ (ถ้ามี) ที่มุมซ้ายมือของบล็อกแนวนอน

เพิ่มชื่อผู้รับ ชื่อบริษัท หากมี หมายเลขแฟกซ์และหมายเลขโทรศัพท์ในคอลัมน์ด้านซ้ายมือใต้บล็อกแนวนอนของคุณ เขียนว่า "Re:" และใส่หัวเรื่องของแฟกซ์ของคุณ (เช่น "คำสั่งซื้อของวันนี้" หรือ "ตัวเลขยอดขายเดือนกรกฎาคม")

เขียนชื่อของคุณ ชื่อบริษัท ถ้ามี หมายเลขแฟกซ์และหมายเลขโทรศัพท์ในคอลัมน์ทางขวามือ รวมจำนวนหน้ารวมถึงใบปะหน้าที่คุณส่ง เขียนวันที่ที่คุณจะส่งแฟกซ์ หากคุณกำลังส่งแฟกซ์ไปยังบุคคลอื่น ให้เพิ่ม "CC:" และจดชื่อผู้รับและชื่อบริษัท หากมี

รวมข้อความเพิ่มเติมที่คุณมีสำหรับผู้รับในกล่องที่ด้านล่างของหน้า

ตรวจทานเอกสารของคุณสำหรับการพิมพ์ผิด การสะกดผิด และข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ เนื่องจากข้อผิดพลาดเช่นนี้อาจทำให้คุณดูไม่เป็นมืออาชีพ

ไอเทมที่ต้องมี

• คอมพิวเตอร์พร้อมโปรแกรมประมวลผลคำและเครื่องพิมพ์

• ปากกา

• กระดาษ

เคล็ดลับ

คุณสามารถพิมพ์ใบปะหน้าและเขียนข้อความ หรือพิมพ์ข้อมูลลงในเอกสารประมวลผลคำ อย่างหลังจะดีกว่า เนื่องจากบางครั้งลายมืออาจไม่ส่งชัดเจนเท่าข้อความที่พิมพ์