สิ่งที่ต้องพูดในวอยซ์เมลของคุณ

ผู้โทรสามารถฝากข้อความไว้ในวอยซ์เมลของคุณได้ด้วยเหตุผลหลายประการ บางข้อความอาจเป็นการเตือนความจำที่เป็นมิตรต่อข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญและผู้ติดต่อ สิ่งที่คุณพูดในข้อความเสียง ไม่ว่าจะเป็นข้อความเสียงส่วนตัวหรือข้อความเสียงธุรกิจ จะมีบทบาทสำคัญในประเภทข้อมูลที่คุณได้รับกลับจากผู้โทร มีข้อมูลพื้นฐานบางอย่างที่คุณควรรวมไว้ในวอยซ์เมลของคุณเสมอ

ข้อความขาออก

สิ่งแรกที่คุณควรทำในการฝากข้อความขาออกคือระบุชื่อ องค์กร และหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ สิ่งที่สองที่คุณควรทำคือระบุความพร้อมของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องการบอกว่าคุณไม่ว่างและบอกเวลาและวันที่คุณจะกลับมา สุดท้าย ให้รายละเอียดประเภทข้อมูลที่คุณต้องการส่งคืนในวอยซ์เมล เช่น ชื่อ บริษัท หมายเลข และอาจเป็นข้อความ วอยซ์เมลขาออกทั่วไปอาจฟังดูเหมือน "ฉันชื่อ Bob Smith กับ Sampson, Inc. ที่ 555-555-5555 วันนี้ฉันจะไม่ว่างจนถึง 4 โมงเย็น แต่โปรดฝากชื่อ บริษัท และหมายเลขโทรศัพท์ของคุณไว้ แล้วฉันจะโทรกลับหาคุณโดยเร็ว ขอขอบคุณ." อย่าลืมพูดสั้นๆ และให้คำแนะนำที่ชัดเจนและกระชับแก่ผู้โทร

หลีกเลี่ยงปัญหา

ผู้โทรบางครั้งอาจโทรผิดหมายเลข โดยการไม่ระบุชื่อ องค์กร และหมายเลขโทรศัพท์ของคุณในข้อความขาออก คุณมักจะได้รับข้อความที่ไม่ได้มีไว้สำหรับคุณ โดยการระบุข้อมูลนี้ คุณต้องแน่ใจว่าผู้โทรรู้ว่าพวกเขาได้ติดต่อบุคคลที่ถูกต้องหรือโทรไปยังหมายเลขที่ถูกต้อง คุณอาจหรือไม่ต้องการสนับสนุนให้ผู้โทรฝากข้อความ ถ้าคุณไม่สนับสนุนให้พวกเขาฝากข้อความ คุณจะตัดสินความสำคัญของการโทรได้ยาก หากคุณได้รับข้อความวอยซ์เมลจำนวนมาก ข้อความเหล่านั้นมีความสำคัญต่อการพิจารณาว่าควรโทรกลับสายใดในทันที และวิธีการเตรียมตัวสำหรับการโทรกลับ หากคุณสนับสนุนข้อความ คุณควรขอให้ผู้โทรพูดสั้นๆ หรือสรุปข้อความ ข้อความเสียงพร้อมคำอธิบายข้อความยาว ๆ อาจยุ่งยากหรือไม่จำเป็น ทำให้คุณเสียเวลา

เพิ่มอีเมล โซเชียลมีเดีย

เนื่องจากมีการแชร์ข้อมูลจำนวนมากผ่านโซเชียลมีเดีย คุณจึงควรพิจารณาเพิ่มข้อมูลติดต่อออนไลน์ในข้อความขาออกของคุณ ความท้าทายในการออกจากผู้ติดต่อในโซเชียลมีเดียคือการทำให้ผู้โทรเข้าใจว่าจะทิ้งไว้ที่ไหน คุณอาจต้องสะกดชื่อของคุณและไม่คิดว่าผู้โทรรู้ หากคุณต้องการให้ผู้โทรฝากข้อความไว้ที่อีเมลของคุณ คุณอาจต้องการพูดว่า “คุณสามารถฝากอีเมลไว้ที่ Bob Smith ที่ Sampson dot com ได้” หรือ “คุณสามารถฝากข้อความไว้ที่ bobsmith ได้ ที่แซมซั่นดอทคอม” ใช้วิจารณญาณที่ดีที่สุดของคุณ แต่การสะกดชื่อและชื่อบริษัทของคุณจะช่วยให้ผู้โทรได้รับข้อมูลที่ถูกต้องดีที่สุด ไม่ควรพูดถึงที่อยู่ URL เช่น Facebook หรือ Twitter เพราะอาจทำให้สับสนได้ หากคุณรู้สึกว่าสถานที่เหล่านั้นเป็นสถานที่ที่ดีที่สุดในการฝากข้อความถึงคุณ ให้พูดในข้อความขาออกของคุณว่า “คุณสามารถฝากข้อความไว้ที่หน้า Facebook ของฉันด้วย”