วิธีการฟอร์แมตสำหรับแฟกซ์

ไม่มีรูปแบบแฟกซ์ที่กำหนดไว้สำหรับทุกสถานการณ์ อย่างไรก็ตาม การปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ทั่วไปบางประการจะช่วยให้ผู้รับแฟกซ์สามารถค้นหาข้อมูลบนแฟกซ์ได้อย่างรวดเร็ว แนวทางเหล่านี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าผู้รับจะไม่มีปัญหาใดๆ เมื่อมีแฟกซ์เข้ามา และคุณจะหลีกเลี่ยงปัญหาเมื่อคุณส่งแฟกซ์

ให้แฟกซ์ของคุณมีความยาวไม่เกิน 10 ถึง 12 หน้า เครื่องแฟกซ์สำนักงานขนาดเล็กจำนวนมากไม่สามารถจัดการหลายหน้าพร้อมกันได้ แฟกซ์ขนาดใหญ่ยังผูกสายโทรศัพท์ที่ใช้ร่วมกันกับเครื่องแฟกซ์ แบ่งแฟกซ์ของคุณออกเป็นหลายชุดหากคุณต้องส่งมากกว่า 10 ถึง 12 หน้า บอกผู้รับให้รอรับแฟกซ์จากคุณมากกว่าหนึ่งเครื่อง

ปรับระยะขอบของหน้าหรือขนาดแบบอักษรเพื่อช่วยให้คุณมีหน้าน้อยลง อย่างไรก็ตาม โปรดจำไว้ว่าขนาดตัวอักษรที่เล็กกว่านั้นอาจอ่านไม่ง่ายนัก และระยะขอบที่เล็กอาจดูไม่เป็นมืออาชีพเหมือนในประวัติย่อ ใช้แบบอักษรอย่างน้อย 11 จุด

เขียนแฟกซ์ในรูปแบบจดหมายธุรกิจเมื่อทำได้ ระยะขอบควรอยู่ที่ด้านซ้ายและขวาหนึ่งนิ้ว และด้านบนและด้านล่างหนึ่งนิ้วครึ่ง ถ้าเป็นไปได้ เว้นวรรคในจดหมายครั้งเดียว เว้นวรรคสองครั้งระหว่างย่อหน้า ใส่วันที่ด้านบนและช่องที่อยู่สำหรับผู้ส่งและผู้รับก่อนการทักทาย ช่องที่อยู่ของผู้ส่งไปก่อน

รวมใบปะหน้ากับแฟกซ์ของคุณ ใบปะหน้าไม่จำเป็นต้องเป็นไปตามรูปแบบเค้าโครงบางอย่าง แต่ควรมีทั้งข้อมูลติดต่อของผู้ส่งและผู้รับ จำนวนหน้าที่แฟกซ์มี และบรรทัดเรื่องระบุว่าแฟกซ์นั้นเกี่ยวกับอะไร เพิ่มสองสามบรรทัดสำหรับความคิดเห็นส่วนตัวเกี่ยวกับแฟกซ์ด้วย ข้อมูลติดต่ออาจรวมถึงชื่อบุคคลและบริษัท ชื่อแผนก ที่อยู่ อีเมล และหมายเลขโทรศัพท์ จดหมายปะหน้าควรอ่านง่ายเพื่อให้ผู้รับสามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว

หลีกเลี่ยงการส่งแฟกซ์ที่มีกราฟิก ถ้าเป็นไปได้ พวกเขาใช้เวลาในการส่งและรับมากเกินไป และสิ้นเปลืองหมึกมาก นอกจากนี้ โดยทั่วไปแล้วจะไม่ปรากฏบนแฟกซ์มากเกินไปเนื่องจากการพิมพ์คุณภาพต่ำ