วิธีสแกนเอกสารและส่งอีเมลในรูปแบบ JPEG

การสแกนและส่งอีเมลเอกสารมีจุดประสงค์ที่เป็นประโยชน์หลายประการ ตั้งแต่การยื่นเอกสารสำคัญกับสำนักงานหรือหน่วยงาน ไปจนถึงการส่งต่อข้อมูลให้เพื่อน โดยปกติ ขั้นตอนการสแกนและส่งอีเมลเอกสารจากคอมพิวเตอร์ที่บ้านของคุณเกี่ยวข้องกับการสแกนเอกสารโดยใช้ซอฟต์แวร์การสแกนหรือภาพถ่าย/กราฟิก จากนั้นจึงส่งอีเมลสำเนาที่บันทึกไว้โดยใช้โปรแกรมรับส่งเมลปกติของคุณ

คำแนะนำ

วางเอกสารที่คุณต้องการสแกนลงในเครื่องสแกนของคุณ จดวิธีการที่เหมาะสมในการจัดตำแหน่งและจัดแนวเอกสารของคุณเพื่อให้สแกนได้อย่างถูกต้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าด้านที่พิมพ์ของกระดาษหันเข้าหาอุปกรณ์สแกน (โดยปกติคว่ำลงบนกระจก)

เปิดซอฟต์แวร์การสแกนของคุณ (ซึ่งอาจมาพร้อมกับเครื่องสแกนของคุณ) หรือซอฟต์แวร์อื่นๆ ที่สามารถทำงานกับเครื่องสแกนได้ (เช่น Adobe Photoshop หรือ Acrobat) มองหาคำสั่งเมนูที่จะเริ่มต้นกระบวนการสแกน เลือก "ไฟล์ / สร้าง PDF / จากเครื่องสแกน" ใน Acrobat หรือ "ไฟล์ / นำเข้า" และชื่อเครื่องสแกนของคุณใน Photoshop คลิกคำสั่งที่เหมาะสม คุณควรเห็นหน้าต่างอื่นพร้อมรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอนการสแกน

เลือกการตั้งค่าสำหรับการสแกนของคุณ หากได้รับแจ้งให้ดำเนินการดังกล่าว ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องระบุลักษณะเฉพาะของรูปภาพ เลือกความสูงและความกว้างของหน้า (โดยทั่วไปคือ 8.5 นิ้ว x 11 นิ้วสำหรับเอกสารมาตรฐาน) สำหรับขนาดรูปภาพ หากจำเป็น เลือก dpi ที่สูงขึ้น (จุดต่อนิ้ว) หรือ ppi (พิกเซลต่อนิ้ว) เพื่อให้ได้ภาพคุณภาพสูงและมีรายละเอียดมากขึ้น หากคุณได้รับแจ้งให้ทำการเลือกนี้

ดูตัวอย่างการสแกนของคุณ หากเป็นไปได้ โดยใช้ฟังก์ชันดูตัวอย่างของซอฟต์แวร์ สแกนเอกสารเมื่อตรงตามข้อกำหนดของคุณ

บันทึกไฟล์ โดยทั่วไปจะใช้คำสั่งในเมนู "ไฟล์" หรือเทียบเท่า มองหา “รูปแบบ” หรือรายการดรอปดาวน์ที่คล้ายกันซึ่งคุณสามารถเลือกประเภทไฟล์ที่คุณต้องการใช้เพื่อบันทึกเอกสารที่สแกนของคุณ เลือก JPEG ซึ่งลงท้ายด้วย .JPG หรือ .JPE เป็นรูปแบบสำหรับเอกสารของคุณ ตั้งชื่อไฟล์ว่าคุณจะรู้จักและตั้งชื่อไฟล์เป็น .JPG (เช่น scanneddocument.jpg) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้บันทึกไฟล์ไว้ในตำแหน่งที่คุณจะจำได้ว่าต้องค้นหาในภายหลัง เช่น โฟลเดอร์ "รูปภาพ"

เปิดโปรแกรมรับส่งเมลของคุณและสร้างข้อความอีเมลใหม่ แนบรูปภาพกับข้อความอีเมลของคุณโดยใช้กระบวนการเดียวกับที่คุณทำกับเอกสารประเภทอื่น เช่น ข้อความหรือเอกสาร PDF คลิกที่ไอคอนหรือลิงก์ "สิ่งที่แนบมา" และเรียกดูไฟล์ที่คุณบันทึกไว้ในฮาร์ดไดรฟ์หรือเครือข่ายท้องถิ่นของคุณ เลือกเอกสารที่คุณสแกนแล้วคลิก "ตกลง", "บันทึก" หรือเทียบเท่าในโปรแกรมรับส่งเมลของคุณ ตรวจสอบว่าเอกสารที่สแกนของคุณปรากฏเป็นสิ่งที่แนบมากับข้อความอีเมลของคุณ