วิธีใช้ชั้นเรียนใน QuickBooks for Nonprofits

คุณลักษณะ Class เป็นหนึ่งในคุณลักษณะ QuickBooks ที่ใช้ประโยชน์น้อยที่สุด คุณลักษณะ Class ใช้ในหลายวิธีในการติดตามธุรกรรม การซื้อหรือการขายโดยการกำหนดการกำหนดการระบุอื่นให้กับธุรกรรม ธุรกิจบางแห่งใช้คลาสเพื่อระบุตำแหน่งของธุรกรรมหากมีมากกว่าหนึ่งแห่ง คนอื่นใช้คลาสเพื่อระบุพื้นที่ของธุรกิจที่เกิดธุรกรรม ตัวอย่างเช่น บริษัทร้านอาหาร/จัดเลี้ยงอาจต้องการกำหนดชั้นเรียนเพื่อกำหนดรายได้ที่สร้างโดยร้านอาหารและโดยการจัดเลี้ยงแยกกัน เพื่อให้สามารถสร้างงบกำไรขาดทุนสำหรับแต่ละส่วนของธุรกิจได้

ใช้คุณสมบัติชั้นเรียนเพื่อติดตามโปรแกรม

ขั้นตอนที่ 1

สร้างชั้นเรียนใหม่สำหรับแต่ละโปรแกรมที่สร้างการบริจาคให้กับองค์กรไม่แสวงหากำไร คลิกปุ่ม "รายการ" ที่แถบเมนูด้านบน นี่จะเป็นการเปิดรายชื่อชั้นเรียน คลิกที่ปุ่ม "Class" ด้านซ้ายล่าง จากนั้นคลิกที่ปุ่ม "New" สถาบันที่ไม่แสวงหาผลกำไรหลายแห่งมีหลายโครงการที่สร้างรายได้ (บริจาค) และมีค่าใช้จ่าย ตัวอย่างเช่น คริสตจักรจะมีโปรแกรมการประกาศ เยาวชน และพันธกิจ การสร้างชั้นเรียนสำหรับแต่ละหลักสูตรจะช่วยให้คุณติดตามการบริจาคทั้งหมดหรือของขวัญที่กำหนดไว้สำหรับแต่ละโปรแกรม และเพื่อติดตามค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับแต่ละโปรแกรม

ขั้นตอนที่ 2

กำหนดแต่ละธุรกรรมให้กับคลาสเฉพาะที่เกี่ยวข้อง สำหรับการบริจาค ชั้นเรียนจะเข้าสู่แบบฟอร์มการบริจาคในคอลัมน์ที่สี่จากด้านซ้าย สำหรับค่าใช้จ่าย ชั้นเรียนจะถูกป้อนภายใต้แท็บค่าใช้จ่ายและในคอลัมน์สุดท้ายของหน้าจอการตรวจสอบการเขียน ตัวอย่างเช่น สมาชิกคริสตจักรบริจาค 300 ดอลลาร์ให้กับภารกิจของคริสตจักร โครงการเยาวชนซื้อหลักสูตร Vacation Bible School มูลค่า 300 ดอลลาร์ การกำหนด $300 สำหรับภารกิจจะถูกบันทึกไว้ในแบบฟอร์มการบริจาค ไม่สามารถใช้เงินที่กำหนดสำหรับโปรแกรมอื่นนอกเหนือจากที่กำหนดไว้ การใช้การกำหนดเหล่านี้จะแยกธุรกรรมเหล่านี้ออกจากกันตามที่กฎหมายกำหนดสำหรับบริษัทที่ไม่แสวงหากำไร

สร้างรายการคลาสย่อยสำหรับหลายโปรแกรมภายใต้คลาสเดียว ตัวอย่างเช่น โปรแกรมมิชชันนารีที่ใหญ่กว่าอาจมีการสนับสนุนผู้สอนศาสนาหลายคน ภายใต้คลาสหลัก ภารกิจ สร้างคลาสย่อยสำหรับผู้สอนศาสนาแต่ละคน สิ่งนี้ทำในลักษณะเดียวกับที่คุณสร้างชั้นเรียนเพื่อเริ่มต้น เมื่อเพิ่มคลาสใหม่ในหน้าต่าง Class List ให้เลือกช่องเล็กๆ เพื่อระบุว่านี่เป็นคลาสย่อยหรือไม่ ซึ่งจะช่วยให้มองเห็นภาพรวมของยอดรวมที่มอบให้แก่ภารกิจต่างๆ ด้วยความสามารถในการแยกเงินบริจาคของผู้สอนศาสนาแต่ละคนแยกจากกัน

ใช้คุณสมบัติคลาสเพื่อติดตามสถานที่

ขั้นตอนที่ 1

สร้างชั้นเรียนสำหรับแต่ละสถานที่แยกกันขององค์กรขนาดใหญ่ เช่น องค์กรที่ดำเนินการหลายแห่งสำหรับร้านค้าของมือสอง ครัวซุป และการดูแลเด็กสำหรับคนยากจน เพื่อวัตถุประสงค์ในการรายงานภาษี จำเป็นต้องติดตามสถานที่แต่ละแห่งอย่างระมัดระวัง สำหรับองค์กรที่มีที่ตั้งร้านค้าราคาประหยัดสี่แห่ง ชั้นเรียนสามารถแยกออกได้โดยใช้การกำหนดคำเดียวที่ทำให้แตกต่างจากที่อื่นๆ (เช่น เหนือ ตะวันตก อัปทาวน์ และดาวน์ทาวน์)

ขั้นตอนที่ 2

กำหนดค่าใช้จ่ายทั้งหมดไปยังตำแหน่งที่ถูกต้อง ค่าเช่า เงินเดือน และค่าสาธารณูปโภคเป็นตัวอย่างค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่แต่ละสถานที่อาจมี ถ้าสถานที่แต่ละแห่งเป็นสถานที่ตั้งประเภทเดียวกัน (เช่น ร้านขายของมือสอง) ค่าใช้จ่ายจะใกล้เคียงกันมากพอที่จะมีไฟล์บริษัท QuickBooks เพียงไฟล์เดียว และใช้คุณลักษณะ Class เพื่อแยกแยะได้

มอบหมายการบริจาคหรือรายได้ทั้งหมดไปยังตำแหน่งที่ถูกต้อง ในกรณีของคริสตจักร การบริจาคที่เข้ามานั้นไม่ได้แลกกับสินค้าหรือบริการ เช่นเดียวกับในร้านขายของมือสอง แม้ว่าจะเป็นองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร ร้านขายของมือสองอาจถือว่าเงินที่มอบให้สำหรับสินค้าใช้แล้วเป็นรายได้ ข้อมูลนี้สามารถช่วยให้องค์กรสามารถตัดสินใจได้อย่างเหมาะสมหากค่าใช้จ่ายเริ่มเกินรายได้หรือการบริจาค