วิธีเก็บถาวรไฟล์บริษัท QuickBooks

เมื่อไฟล์ของบริษัท QuickBooks มีธุรกรรมจำนวนมากในระยะเวลานาน พื้นที่ที่ใช้โดยซอฟต์แวร์ QuickBooks จะเพิ่มขึ้น ซึ่งอาจทำให้กระบวนการทำงานของ QuickBooks ช้าลงอย่างมาก วิธีแก้ไขคือเก็บถาวรไฟล์บริษัทของคุณในปีก่อนหน้า ใน QuickBooks เวอร์ชันเก่า กระบวนการนี้เรียกว่า "การเก็บถาวร" ในเวอร์ชันที่ใหม่กว่า เรียกว่า "ล้างข้อมูลบริษัท" กระบวนการนี้ย่อไฟล์ของบริษัทในปีที่แล้วโดยลบรายละเอียดของธุรกรรมที่ปิดแต่ละรายการ เหลือเพียงยอดรวมเท่านั้น

สร้างและบันทึกข้อมูลสำรอง

ขั้นตอนที่ 1

ใส่แฟลชไดรฟ์หรือซีดีรอมลงในคอมพิวเตอร์

ขั้นตอนที่ 2

คลิกที่ปุ่ม "ไฟล์" ในแถบเมนูด้านบน จากนั้นเลือก "บันทึกสำเนาหรือสำรองข้อมูล" คุณจะถูกถามว่าคุณต้องการบันทึกข้อมูลสำรองนี้ไว้ที่ใด เลือกแฟลชไดรฟ์หรือซีดีรอม

คลิกในช่อง "Name of File" แล้วพิมพ์ "Archived" ก่อนนามสกุล คลิก "ตกลง" และไฟล์จะถูกสำรองลงในแฟลชไดรฟ์หรือซีดีรอม

เก็บถาวรไฟล์

ขั้นตอนที่ 1

คลิก "ไฟล์" ที่แถบเมนูด้านบนแล้วเลือกตัวเลือก "ยูทิลิตี้" เมื่อหน้าต่างถัดไปเปิดขึ้น ให้คลิก "ล้างข้อมูลบริษัท"

ขั้นตอนที่ 2

เลือก "ลบธุรกรรม ณ วันที่ระบุ" วันที่ที่คุณเลือกจะเป็นวันที่ปิด ธุรกรรมทั้งหมดก่อนวันดังกล่าวจะถูกย่อและรายละเอียดของธุรกรรมเหล่านั้นจะถูกลบออก

ขั้นตอนที่ 3

คลิก "ถัดไป" เพื่อเปิดหน้าต่างถัดไป ซึ่งคุณจะเลือกเกณฑ์เพิ่มเติมสำหรับการลบธุรกรรม มีสี่ตัวเลือก: ลบธุรกรรมธนาคารและบัตรเครดิตที่ไม่ชัดเจน ลบธุรกรรมที่ทำเครื่องหมายว่าจะพิมพ์ ลบใบแจ้งหนี้และประมาณการที่ทำเครื่องหมายว่าจะส่ง ลบธุรกรรมที่มีต้นทุนที่ค้างชำระหรือยังไม่ได้ชำระ คลิก "ถัดไป"

ขั้นตอนที่ 4

เลือกลบรายการที่ไม่มีธุรกรรมในหน้าต่างถัดไปที่เปิดขึ้น รายการเหล่านี้รวมถึงบัญชี ลูกค้า ผู้ขาย ชื่ออื่นๆ รายการในใบแจ้งหนี้ และหมายเหตุ "สิ่งที่ต้องทำ"

คลิก "เริ่มล้างข้อมูล" บันทึกไฟล์ที่ล้างแล้วไปยังเดสก์ท็อปหรือฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกเพื่อให้ทำงานใน QuickBooks ต่อไป