วิธีทำเอกสารปกแฟกซ์ที่เป็นความลับ

คุณจะไม่เป็นมืออาชีพทางธุรกิจคนแรกที่ไตร่ตรองว่าจะจัดการกับการรับส่งแฟกซ์ที่เป็นความลับได้อย่างไร ติดป้ายว่า "เป็นความลับ" และคุณอาจเชิญความอยากรู้และการบุกรุกความเป็นส่วนตัวของใครบางคนโดยไม่เจตนา ข้ามมันไปและผลที่ตามมาอาจยิ่งแย่ลงไปอีก จัดการทั้งสองเรื่องด้วยการติดป้ายกำกับแฟกซ์ของคุณเป็น "ความลับ" อย่างเด่นชัดบนใบปะหน้าแฟกซ์ จากนั้นสอดฟันบางส่วนเข้าไปในคำเตือนการลืมตาโดยเขียนข้อความส่วนท้ายที่เป็นความลับที่ด้านล่างของแผ่นงาน

สร้างเอกสารใหม่ในโปรแกรมประมวลผลคำของคุณด้วยระยะขอบ 1 นิ้ว ใส่โลโก้ธุรกิจของคุณ (ถ้ามี) ที่ด้านบนของหน้า

ให้คำว่า "ความลับ" อยู่ตรงกลางด้วยตัวอักษรหนาที่ด้านบนของหน้า ใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่เพื่อเน้นย้ำ วางคำว่า "แฟกซ์" "ใบปะหน้าแฟกซ์" หรือ "ส่งแฟกซ์" ให้อยู่ตรงกลางและตรงกลางเพื่อให้จดจำได้อย่างรวดเร็ว

เขียน "Date:" "Time:" และ "Number of pages, including cover sheet:" ที่ด้านซ้ายของใบปะหน้า เว้นวรรคสองครั้งและเขียน "Addressee:" "Fax number:" และ "Phone number:" แยกกัน เว้นวรรคสองครั้งอีกครั้งแล้วเขียนว่า "ผู้ส่ง:" "หมายเลขแฟกซ์:" และ "หมายเลขโทรศัพท์:" แยกบรรทัด การรวมหมายเลขแฟกซ์และหมายเลขโทรศัพท์เป็นวิธีที่ชาญฉลาดในการครอบคลุมฐานของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากแฟกซ์หาย วางผิดที่ หรือไม่มาถึงเลย หากหมายเลขไม่ถูกต้องหรือสลับหมายเลขสองหมายเลข คุณสามารถแก้ไขข้อผิดพลาดในการส่งแฟกซ์ในอนาคตได้

ปรับแต่งใบปะหน้าแฟกซ์ของคุณด้วยส่วนที่เหมาะสมกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณส่งแฟกซ์ไปยังบุคคลหรือแผนกเดียวกันเป็นประจำ คุณสามารถสร้างกล่องที่มีพาดหัว "ข้อมูลการกำหนดเส้นทาง" หรือ "ขั้นตอนถัดไป" หรือเปิดตัวเลือกของคุณไว้โดยการสร้างส่วน "ความคิดเห็น" เพื่อให้คุณสามารถเขียนบันทึกหรือคำแนะนำด้วยมือ เช่น "โปรดโทรศัพท์ถึงฉันทันทีเพื่อยืนยันการรับแฟกซ์นี้"

เขียนข้อความส่วนท้ายที่ด้านล่างของใบปะหน้าโทรสาร คล้ายกับคำเตือนที่เป็นความลับที่คุณเห็นในอีเมลบางฉบับ ข้อความนี้ควรสื่อว่าแฟกซ์: เป็นความลับ มีไว้สำหรับผู้รับเท่านั้น และมีข้อมูลที่ห้าม "เปิดเผย คัดลอก ใช้หรือแจกจ่าย" นอกจากนี้ยังควรขอให้ผู้ส่งได้รับแจ้งเกี่ยวกับใบเสร็จรับเงินที่ผิดพลาด – อีกเหตุผลหนึ่งที่ดีในการระบุหมายเลขโทรศัพท์ที่ด้านบนของใบปะหน้าแฟกซ์